Propuesta Integral 2026-2027

1. Carta de Entendimiento

Mónica,

Después de revisar la conversación y analizar el estado actual de las plataformas de Harmonyce, quiero empezar reconociendo algo importante: la propuesta anterior no reflejaba lo que realmente necesita en este momento. Se centró en marketing digital cuando su prioridad —comprensiblemente— es tener la casa técnica ordenada antes de invitar visitantes.

He entendido su situación a profundidad:

• Lleva dos años intentando salir del contrato con el proveedor actual de desarrollo porque el soporte postventa no funciona correctamente
• Las plataformas están construidas pero no operativas al 100% — Balance Vital y Psicología SerCaNa requieren revisión, reparación y puesta en producción
• No puede invertir en marketing porque no hay un producto sólido que promocionar — primero la plataforma, después los pacientes
• Quiere migrar a Zoho CRM como plataforma integrada para centralizar sus datos y procesos comerciales
• Necesita su propia infraestructura tecnológica — un servidor seguro, administrado, con costos predecibles y sin depender de terceros que fallen
• Requiere un contrato de mantenimiento con alcance claro, SLA definido y costos transparentes que reemplace al actual

Esta propuesta aborda exactamente eso: tecnología primero, sin distracciones de marketing, con proyecciones realistas y precios transparentes. Todo lo que ve aquí está dentro de las capacidades técnicas de un consultor senior con 15 años de experiencia en arquitectura de software, infraestructura en la nube, migraciones, seguridad informática y optimización de rendimiento.

La propuesta se organiza en cinco fases secuenciales que construyen la una sobre la otra:

1. Fase 0 — Despliegue: Recepción del código del outsourcing, migración a servidor propio con hardening completo y configuración de backups/monitoreo
2. Fase 1 — Infraestructura: Servidor seguro con firewall, CDN, WAF, SSL automático, backups off-site y monitoreo 24/7
3. Fase 2 — Sercana: Auditoría, reparación y puesta en producción de Balance Vital / Psicología SerCaNa en 8 semanas
4. Fase 3 — Zoho CRM: Migración completa de datos desde Google Workspace, configuración del pipeline y capacitación del equipo
5. Fase 4 — Mantenimiento: Contrato anual de soporte con SLA, correctivo ilimitado, evolutivo mensual y reportes periódicos

Adicionalmente, se incluye un Plan Estratégico de Crecimiento que describe cómo activar SEO, contenido, redes sociales y automatización una vez que la base técnica esté sólida — para cuando usted decida que es el momento de invertir en marketing.

No hay cláusulas de permanencia. No hay costos ocultos. Todo lo que está aquí escrito es exactamente lo que recibirás, mes a mes, sin sorpresas. Tú pones el ritmo, tú decides los tiempos, y si en cualquier momento sientes que no estás recibiendo el valor acordado, te puedes ir sin penalización. La transparencia no es opcional: es la base de esta relación.

2. Diagnóstico Técnico Detallado

2.1 Propiedades Digitales

2.2 Problemas Transversales Identificados

1. Dependencia del outsourcing actual (CRÍTICO): Dos años intentando salir del contrato de soporte. El código fuente de Sercana y Balance Vital está en manos del proveedor. Sin una transferencia ordenada convalidación de integridad, no hay autonomía posible. Se requiere un proceso de transición con reuniones, inventario de dependencias, validación de código y acta de recepción.
2. Infraestructura inadecuada (CRÍTICO): Todos los sitios están en un hosting compartido Apache sin CDN, sin WAF, sin capa de caching, sin backups automatizados, sin monitoreo de uptime y sin SSL optimizado. Los DNS de harmonyce.com y psicologiasercana.com presentan fallos intermitentes de resolución desde ciertas ubicaciones, lo que significa pérdida activa de tráfico.
3. Sin respaldo ni continuidad (ALTO): No existe un sistema de backups automatizados verificables. Si el servidor actual falla o es comprometido, no hay forma garantizada de recuperar los datos. Esto representa un riesgo existencial para la operación digital de Harmonyce.
4. Sin seguridad perimetral (ALTO): No hay firewall de aplicaciones web (WAF), ni headers de seguridad (HSTS, CSP, X-Frame-Options), ni protección contra fuerza bruta (fail2ban), ni autenticación reforzada en wp-admin. Las plataformas están expuestas a ataques comunes como SQL injection, XSS y fuerza bruta.
5. Sin métricas ni analítica (MEDIO): No hay Google Analytics 4 instalado en ninguna propiedad. No es posible medir tráfico, comportamiento de usuarios ni conversiones. Cualquier inversión futura en marketing carecería de línea de base para medir retorno.
6. Sin presencia digital estratégica (MEDIO): LinkedIn inactivo, Instagram con 0 publicaciones, YouTube con 1 video en 3 años, blog de Unienfoque con contenido placeholder de 7+ años. La autoridad que Harmonyca ha construido en 15+ años de operación offline no se refleja en el mundo digital.

3. Fase 0 — Despliegue y Puesta en Marcha

El despliegue es el paso cero, la base sobre la que se construye todo lo demás. Sin un servidor seguro y estable, sin el código en nuestro poder, sin backups funcionando, no tiene sentido hablar de reparaciones, migraciones ni crecimiento. Esta fase abarca desde la recepción del código del outsourcing hasta tener los 4 sitios operativos en el nuevo servidor con seguridad, respaldos y monitoreo.

3.1 Procedimiento Completo de Despliegue

Etapa A: Recepción del Código (Días 1-3)

1. Reunión de transición: Sesión de 2 horas con el proveedor saliente, asistencia de Mónica y Jesús. Orden del día: inventario de servidores, dominios, bases de datos, APIs externas, servicios de terceros (pasarelas de pago, SMTP, mapas, etc.) y cron jobs existentes.
2. Solicitud de código fuente: Exigir la entrega del código completo de todas las plataformas (PHP/WordPress) mediante repositorio Git o archivo comprimido con hash SHA256 para verificación de integridad. Incluye: archivos PHP, temas, plugins, configuraciones, assets y cualquier personalización.
3. Solicitud de bases de datos: Dump completo de MySQL (producción y desarrollo) con estructura y datos. Verificar que los dumps se restauran correctamente en un entorno de prueba antes de aceptarlos.
4. Solicitud de accesos y credenciales: Obtener credenciales de: panel de control del hosting actual, registradores de dominio, cuentas de servicios externos (SMTP, APIs de pago, licencias de plugins premium), cuentas de correo electrónico y cualquier servicio tercero integrado.
5. Validación de integridad del código: Ejecutar php -l en todos los archivos PHP para detectar errores de sintaxis. Verificar que las dependencias de Composer y npm están completas. Confirmar que los plugins de WordPress tienen sus licencias activas.
6. Inventario de dependencias: Listar todas las dependencias: plugins de WordPress con versiones, librerías PHP (Composer), librerías JavaScript, APIs externas con endpoints y claves, servicios terceros y webhooks configurados.
7. Documentación de arquitectura: Crear documento con diagrama de despliegue, flujo de datos, esquema de base de datos, variables de entorno y cron jobs. Entregable: Documento de arquitectura + acta de recepción firmada.

Etapa B: Migración de Sitios (Días 4-6)

1. Preparación del entorno: Crear estructura de directorios en el VPS (/var/www/cada-dominio.com), bases de datos MySQL, usuarios con permisos específicos y pools de PHP-FPM independientes por sitio.
2. Transferencia de archivos: Migrar archivos vía rsync desde el hosting actual (o desde los archivos recibidos) al VPS nuevo. Verificar checksums post-transferencia.
3. Importación de bases de datos: Restaurar los dumps de MySQL en el nuevo servidor. Ejecutar script de búsqueda y reemplazo para actualizar URLs si la ruta de instalación cambió.
4. Configuración de Nginx: Virtual hosts para cada dominio con reglas de reescritura propias de WordPress, optimizaciones de rendimiento (gzip, caching de archivos estáticos, headers de caché) y límites de recursos por sitio.
5. Configuración de WordPress: wp-config.php con credenciales de base de datos, saltings keys, WP_DEBUG deshabilitado en producción, WP_CACHE activado para Redis, y constantes de seguridad (DISALLOW_FILE_EDIT, FORCE_SSL_ADMIN).
6. Pruebas post-migración: Navegación completa de cada sitio: página de inicio, páginas internas, formularios de contacto, login de administración, búsqueda, plugins críticos. Verificar que no hay errores 404, 500, contenido roto ni enlaces caídos.
7. Configuración de DNS: Apuntar los dominios a las IPs de Cloudflare con proxy mode (naranja) activado. Usar TTL bajo (300 segundos) durante las primeras 48 horas para facilitar cambios rápidos.
8. Monitoreo post-migración: Vigilancia intensiva durante 48 horas: verificar entrega de correos electrónicos, funcionamiento de formularios, APIs externas y servicios integrados.

Etapa C: Configuración de Seguridad Final (Día 7)

1. Hardening de WordPress en cada sitio: cambiar prefijo de tablas wp_ si es posible, deshabilitar edición de archivos desde el panel de administración, limitar intentos de login, ocultar versión de WordPress, deshabilitar XML-RPC si no se utiliza, proteger wp-config.php y wp-admin con autenticación adicional por IP o 2FA.
2. Verificación de cabeceras de seguridad con curl -I para cada dominio: confirmar que HSTS, CSP, X-Frame-Options, X-Content-Type-Options y Referrer-Policy se están entregando correctamente.
3. Prueba de restauración desde backup: restaurar un sitio completo desde el backup en un entorno aislado para confirmar que el proceso de recuperación funciona de principio a fin.
4. Documentación de accesos: entregar un documento con todas las credenciales organizadas: panel de Cloudflare, acceso SSH (con instrucciones de uso), panel de administración de WordPress, acceso a B2/S3, panel de monitoreo.

4. Fase 1 — Infraestructura y Servidores

Seguridad ante todo, precio razonable como consecuencia. El servidor es el corazón de la operación digital de Harmonyce. Un servidor mal configurado es una puerta abierta a ataques, pérdida de datos y tiempo de inactividad. Esta fase describe exactamente cómo se configura, asegura y opera el servidor, con cada paso justificado técnicamente.

4.1 Hardening del Servidor (Endurecimiento de Seguridad)

El hardening es el proceso de asegurar un servidor reduciendo su superficie de ataque. No es una configuración rápida — es una lista de verificación sistemática que cierra cada posible vía de entrada.

Autenticación y Acceso

• Autenticación solo por llave SSH (Ed25519): Se genera un par de llaves criptográficas. La llave privada queda en la computadora del administrador, la llave pública se instala en el servidor. La autenticación por contraseña se deshabilita completamente, eliminando el riesgo de ataques de fuerza bruta contra el login SSH.
• Puerto SSH no estándar: Se cambia el puerto SSH predeterminado (22) a uno no estándar (ej: 22022). Esto elimina el 99% del ruido de escaneo automatizado que ataca el puerto 22.
• Root login deshabilitado: El usuario root no puede iniciar sesión directamente por SSH. Se accede con un usuario con privilegios sudo y se escala cuando es necesario.

Firewall y Protección contra Intrusos

• Firewall perimetral: ConfigServer Security & Firewall (CSF) o iptables con reglas que solo permiten tráfico en los puertos necesarios: 80 (HTTP), 443 (HTTPS), y el puerto SSH no estándar. Todo lo demás se bloquea explícitamente.
• Fail2ban: Sistema que monitorea los logs del servidor en busca de patrones de ataque (múltiples intentos de login fallidos, escaneo de puertos, fuerza bruta en WordPress). Después de 5 intentos fallidos en 10 minutos, la IP es bloqueada por 30 minutos.
• Rate limiting en Nginx: Límite de peticiones por segundo por IP para prevenir ataques de denegación de servicio (DoS) y abuso de formularios.

Actualizaciones de Seguridad

• Unattended-upgrades: Configuración de actualizaciones automáticas de seguridad para el sistema operativo. Los parches críticos del kernel, OpenSSL, OpenSSH y otras librerías se aplican sin intervención manual dentro de las 24 horas posteriores a su publicación.
• Escaneo semanal de malware: ClamAV programado para escanear /var/www y directorios críticos cada domingo a las 3:00 AM. Reporte enviado por correo electrónico.

4.2 Stack de Software

El stack de software está seleccionado por su rendimiento, seguridad y madurez en producción. Reemplaza el hosting compartido Apache por una arquitectura moderna y optimizada:

4.3 Cloudflare CDN + WAF

Cloudflare Free Tier se configura en los 4 dominios. Los beneficios son inmediatos y significativos:

• CDN global: Los assets estáticos (imágenes, CSS, JS) se cachean en servidores de Cloudflare en todo el mundo. Un visitante desde Cali carga el sitio desde el servidor de Cloudflare más cercano, no desde Alemania, reduciendo la latencia de 200ms a 20-40ms.
• Ocultamiento de IP real: Con el proxy de Cloudflare activado (naranja en el DNS), la IP real del servidor nunca se expone. Los ataques DDoS y de escaneo llegan a Cloudflare, no al servidor.
• WAF (Web Application Firewall): Reglas predefinidas que bloquean SQL injection, cross-site scripting (XSS), path traversal, spam referrers y tráfico de países sin relevancia comercial para Harmonyce.
• SSL/TLS Estricto (Full Strict): Todo el tráfico entre el visitante y Cloudflare, y entre Cloudflare y el servidor, está cifrado. No hay punto donde los datos viajen en texto plano.
• Headers de seguridad: HSTS (HTTP Strict Transport Security) con preload para forzar conexiones HTTPS. CSP (Content Security Policy) para controlar qué recursos pueden cargarse. X-Frame-Options: DENY para prevenir clickjacking. X-Content-Type-Options: nosniff para evitar MIME sniffing.

4.4 Backups y Monitoreo

Backups Automatizados

• Frecuencia: Diaria, automática, sin intervención manual.
• Contenido: Archivos completos de cada sitio (comprimidos con tar.gz) + bases de datos MySQL (mysqldump comprimido).
• Destino: Almacenamiento fuera del servidor (Backblaze B2 o S3 compatible). Si el servidor se incendia, los backups están a salvo en otro proveedor.
• Retención: 30 días con rotación automática (los backups más antiguos se eliminan).
• Verificación: Prueba de restauración mensual programada. No basta con que el backup exista — hay que confirmar que se puede restaurar.
• Alertas: Notificación por correo y WhatsApp si un backup falla por cualquier razón.
• Snapshot semanal: Backup adicional del servidor completo a nivel de hipervisor (Hetzner snapshot).

Monitoreo 24/7

• Uptime monitoring: Cada 5 minutos desde 3 ubicaciones geográficas distintas. Alerta si el sitio no responde en 30 segundos.
• Recursos del servidor: CPU, RAM, disco y red monitoreados con Netdata o Prometheus + Grafana. Alertas cuando: CPU > 80% por 5 minutos, RAM > 85%, disco > 80%, tráfico anómalo.
• SSL expiration: Alerta 30 días antes del vencimiento del certificado.
• Domain expiration: Alerta 60 días antes del vencimiento del dominio.
• Logrotate: Rotación automática de logs para evitar que llenen el disco.

4.5 Opciones de Servidor

Se evaluaron cuatro proveedores según criterios de: seguridad de infraestructura, relación precio/rendimiento, confiabilidad del data center, SLA y soporte técnico. Todos los proveedores listados ofrecen cifrado en reposo, redes privadas virtuales (VLAN) y cumplen con estándares GDPR en sus data centers europeos.

Recomendación: Hetzner CPX41 (~€20/mes). ¿Por qué? CPUs dedicados (no compartidos como Contabo), 16 GB de RAM ECC con corrección de errores (crucial para bases de datos), 240 GB NVMe de alta velocidad, red privada VLAN para aislar el tráfico entre contenedores, firewall a nivel de hipervisor, data center en Alemania con estrictas leyes de protección de datos, y —quizás lo más importante— sin contrato mínimo ni penalización por cancelación. Para Harmonyce, que necesita 4 sitios WordPress + 1 plataforma custom corriendo simultáneamente, es el punto dulce perfecto entre precio y capacidad.

Proyección a Futuro del Servidor

El Hetzner CPX41 no es solo para WordPress. Su capacidad permite proyectar servicios adicionales a medida que Harmonyce crece. Aquí una validación técnica de lo que este servidor puede soportar hoy y hacia dónde puede escalar:

n8n — Automatización

Se instala con Docker y consume ~500 MB de RAM. Puede orquestar decenas de workflows de automatización simultáneamente. La proyección a futuro permite migrar de nuestro workflow incluido a decenas de automatizaciones internas: lead scoring, sincronización CRM ↔ WhatsApp ↔ email, recordatorios automáticos, reportes semanales, facturación recurrente y más.

IA vía API

Conexión nativa con OpenAI, Claude y Gemini para funciones de asistencia, generación de contenido, análisis de datos y chatbots inteligentes. El servidor actúa como backend/orquestador que recibe una solicitud, la procesa contra la API de IA y devuelve el resultado integrado a WordPress, Zoho o cualquier otra aplicación.

IA Local

Para modelos pequeños como Llama 3.2, Phi-3 o Mistral 7B, los 16 GB de RAM alcanzan para inferencia básica sin depender de APIs externas. Para modelos grandes o fine-tuning a futuro, Hetzner permite escalar a servidores dedicados con GPU NVIDIA en el mismo data center, sin migración traumática ni cambio de proveedor.

Base de Datos

PostgreSQL o MariaDB para aplicaciones futuras que requieran más potencia que WordPress. Redis para caché y colas de procesamiento. Todo puede coexistir en el mismo servidor o migrarse a servidores separados cuando el crecimiento lo demande.

Escalabilidad

Hetzner permite hacer upgrade en vivo a planes superiores sin migrar datos. El CCX53 (16 vCPU, 32 GB RAM, ~€45/mes) es el salto natural si Harmonyce necesita más potencia. Cero tiempo de inactividad durante la migración. Sin contratos anuales. Sin penalizaciones.

5. Fase 2 — Reparación de Sercana / Balance Vital

Esta es la fase más crítica del proyecto desde el punto de vista del negocio. La plataforma de Psicología SerCaNa y Balance Vital está construida parcialmente por el outsourcing actual y debe ser auditada, completada y puesta en producción. El objetivo es tenerla operativa en 8 semanas para iniciar las actividades comerciales sin tropiezos técnicos. A continuación, el procedimiento completo dividido en subfases.

5.1 Auditoría de Código (Semana 1-2, ~20 horas)

Antes de tocar una sola línea de código, hay que entender exactamente qué se recibió, qué funciona, qué está roto y qué falta. La auditoría responde a la pregunta más importante: "¿En qué estado está realmente esto?"

1. Revisión de estructura del proyecto: Análisis del patrón de arquitectura usado (MVC, WordPress estándar, custom), organización de directorios, naming conventions y cumplimiento de estándares PSR de PHP.
2. Análisis estático de código: Ejecución de herramientas automatizadas: PHP CodeSniffer (phpcs) con estándar PSR-12 para verificar estilo de código, PHPMD para detectar code smells (código duplicado, métodos demasiado largos, acoplamiento excesivo), PHPStan nivel máximo para identificar errores de tipo que pasarían desapercibidos hasta ejecución, y Psalm para análisis de flujo de datos.
3. Auditoría de seguridad OWASP Top 10: Búsqueda sistemática de: SQL injection (consultas sin prepared statements), Cross-Site Scripting (XSS) en entradas de usuario sin sanitizar, Cross-Site Request Forgery (CSRF) en formularios sin tokens, exposición de datos sensibles (contraseñas en texto plano, tokens en URLs), autenticación débil y dependencias con vulnerabilidades conocidas (CVE).
4. Revisión de dependencias: Listar librerías PHP (Composer), plugins de WordPress, librerías JavaScript y APIs externas. Verificar versiones contra bases de datos de vulnerabilidades (CVE, WPScan). Identificar dependencias obsoletas, sin mantenimiento o con licencias vencidas.
5. Auditoría de base de datos: Revisar esquema de tablas, índices, foreign keys y normalización. Identificar consultas lentas (slow query log), tablas sin índices críticos y datos sensibles almacenados sin cifrado.
6. Análisis de rendimiento: Identificar páginas y consultas que consumen más recursos. Detectar patrones N+1 (consultas a base de datos dentro de bucles), falta de paginación en listados, assets no optimizados y bloqueos de base de datos.
7. Inventario de funcionalidades: Clasificar cada módulo como: operativo (funciona correctamente), incompleto (parcial pero no terminado), roto (no funciona), ausente (no existe y se requiere).
8. Entregable: Documento de auditoría con severidades (crítico/alto/medio/bajo/informativo), tiempo estimado de reparación por ítem y orden de prioridad.

5.2 Reparación y Completitud del MVP (Semanas 3-4, 40-80 horas)

Con la auditoría completada, se procede a corregir vulnerabilidades y completar las funcionalidades faltantes, en orden de prioridad:

1. Corrección de vulnerabilidades críticas y altas: Aplicar prepared statements para eliminar SQL injection, implementar tokens CSRF en todos los formularios, sanitizar entradas con filter_input/filter_var, escapar salidas según el contexto (htmlspecialchars para HTML, urlencode para URLs), implementar autenticación segura con password_hash/password_verify.
2. Implementación de funcionalidades MVP faltantes:
   • Registro y onboarding de psicólogos: Formulario multi-paso con validación de documentos (cédula, tarjeta profesional), verificación de identidad, creación de perfil y activación tras aprobación administrativa.
   • Perfiles profesionales: Foto, biografía, especialidades, enfoque terapéutico, formación académica, experiencia, precios, disponibilidad, reseñas de pacientes y botón de agendamiento directo.
   • Búsqueda facetada: Filtros combinables por especialidad, ubicación (ciudad/barrio), rango de precios, disponibilidad horaria, género del psicólogo, modalidad (presencial/online) y tipo de terapia (individual/pareja/familiar).
   • Sistema de agendamiento: Calendario interactivo con selección de fecha/hora, confirmación automática por correo y WhatsApp, recordatorio 24 horas antes, opción de reagendar o cancelar con política de cancelación configurable.
   • Panel de administración: Gestión de psicólogos (aprobar/rechazar/suspender), gestión de pacientes, reportes de citas (agendadas, completadas, canceladas), métricas básicas (psicólogos activos, citas del mes, ingresos), gestión de contenido del sitio.
   • Integración de pagos (si aplica): Configuración con pasarela colombiana (epayco, PayU o similar) para pagos en línea de sesiones con generación de recibo y factura electrónica.
   • Notificaciones automáticas: Email de bienvenida al psicólogo, confirmación de cita al paciente, recordatorio 24 horas antes, encuesta de satisfacción post-consulta, alerta al psicólogo de nueva cita agendada.

5.3 QA y Pruebas (Semanas 5-6, ~20 horas)

1. Pruebas unitarias: PHPUnit para los módulos críticos: registro, login, búsqueda, agendamiento, pagos.
2. Pruebas de integración: Flujo completo de usuario: psicólogo se registra → completa perfil → administrador aprueba → paciente busca → agenda cita → paga → recibe confirmación. Verificar que todos los módulos se comunican correctamente entre sí.
3. Pruebas de regresión: Después de cada corrección, verificar que las funcionalidades que ya funcionaban no se rompieron con el cambio.
4. Pruebas de aceptación de usuario (UAT): Mónica y su equipo prueban la plataforma en un entorno de staging y reportan incidencias. Ciclo de corrección hasta aprobación.
5. Pruebas de carga: Simular 50 usuarios concurrentes con k6 o Apache Bench para verificar que el servidor responde adecuadamente bajo carga.
6. Validación de seguridad final: Re-ejecutar el escaneo OWASP Top 10 para confirmar que las vulnerabilidades detectadas en la auditoría fueron corregidas.

5.4 Puesta en Producción (Semana 7-8, ~10 horas)

1. Despliegue en el servidor de producción con SSL, CDN y monitoreo activo.
2. Configuración definitiva del dominio psicologiasercana.com apuntando al nuevo servidor con Cloudflare.
3. Pruebas de humo post-deploy: verificar que las funcionalidades críticas operan correctamente en el entorno de producción real.
4. Monitoreo intensivo durante 7 días: revisión diaria de logs de errores, rendimiento, uptime y alertas. Corrección inmediata de cualquier incidencia.
5. Entregable: Plataforma Sercana operativa en producción con URL pública, SSL, CDN y monitoreo. Documentación de administración básica.

6. Fase 3 — Migración a Zoho CRM

Zoho CRM es la plataforma elegida por Mónica para centralizar la gestión de leads, contactos, cuentas y oportunidades de negocio. Ofrece la mejor relación costo-beneficio del mercado (desde $14/usuario/mes en plan Standard, $28 en Professional) comparado con Salesforce ($25-75) o Dynamics 365 ($65-95). Además, su ecosistema integrado (CRM + Mail + Creator + Books + People) permite que Harmonyce tenga todo en un solo lugar sin depender de integraciones complejas.

Recomendación: Zoho CRM Professional para 3-5 usuarios (~$84-140/mes). Incluye automatización de procesos, pipeline de ventas, módulo de productos, integración por API y reportes avanzados. Suficiente para la operación actual de Harmonyce con margen de crecimiento.

6.1 Diagnóstico y Planificación (Semana 1, ~8 horas)

1. Auditoría de datos en Google Workspace: Cuantificar contactos en Google Contacts, volumen de correos en Gmail, calendarios activos, documentos en Google Drive. Esto determina el tiempo de migración y el almacenamiento necesario en Zoho.
2. Mapeo de campos: Definir qué campos de Google Contacts se migran a qué campos de Zoho CRM (nombre, email, teléfono, empresa, cargo, dirección, notas). Identificar campos personalizados que Harmonyce necesita (servicio de interés, tipo de cliente B2B/B2C, canal de captación, puntuación de lead).
3. Diseño del pipeline de ventas B2B: Definir etapas: Lead Inbound → Calificado → Demo Agendada → Propuesta Enviada → Negociación → Cerrado Ganado / Cerrado Perdido. Asignar probabilidades de cierre y campos obligatorios por etapa.
4. Prueba piloto: Migrar 10 registros de muestra para validar el mapeo de campos antes de la migración masiva.

6.2 Configuración de Zoho (Semana 2, ~12 horas)

1. Creación de cuenta Zoho CRM Professional y configuración de usuarios (3-5) con roles: Administrador (acceso total), Comercial (leads, contactos, oportunidades), Consultor (solo lectura).
2. Personalización de módulos: campos personalizados, layouts de página, reglas de validación (teléfono obligatorio si el lead es B2B, email con formato válido).
3. Configuración del pipeline de ventas con automatizaciones: asignación automática de leads por servicio de interés, notificación al equipo cuando un lead avanza de etapa, recordatorio automático si un lead lleva más de 5 días sin actividad.
4. Configuración de Zoho Mail: verificación de dominio, registros MX, SPF, DKIM y DMARC en Cloudflare para entrega correcta de correos.

6.3 Migración de Datos (Semana 3, ~15 horas)

1. Contactos: Exportar desde Google Contacts a CSV. Limpiar datos: eliminar duplicados, estandarizar formatos (teléfono a +57, direcciones consistentes). Importar a Zoho CRM mediante importación CSV nativa.
2. Correos electrónicos: Migrar usando Zoho Mail Migration Tool con IMAP de Gmail como origen. Migrar bandejas de entrada, enviados, borradores y carpetas. Programar fuera del horario laboral.
3. Calendarios: Exportar como ICS desde Google Calendar e importar a Zoho Calendar. Verificar que eventos recurrentes y recordatorios se migran correctamente.
4. Documentos: Descargar de Google Drive y subir a Zoho WorkDrive organizados por carpetas: Consultoría, Marketing, Finanzas, Recursos Humanos, Plantillas.
5. Validación: Muestreo del 20% de los registros comparando origen vs destino. Verificar que no hay datos truncados, campos vacíos incorrectos ni duplicados.

6.4 Integraciones y Capacitación (Semana 4, ~10 horas)

1. Conexión de formularios de WordPress con Zoho CRM mediante webhook o plugin WPForms + Zoho Integration.
2. Configuración de Zoho Creator (si aplica): portal para que clientes corporativos consulten historial de servicios sin ingresar al CRM.
3. Capacitación 1 (equipo comercial, 1h): registro de leads, pipeline, tareas de seguimiento, reportes básicos.
4. Capacitación 2 (administradores, 1h): usuarios y permisos, personalización de campos, automatizaciones, exportación de datos.
5. Soporte post-migración: 7 días de acompañamiento para resolver dudas y ajustes.

7. Fase 4 — Mantenimiento y Soporte Anual

Este es el reemplazo del contrato de soporte postventa con el que Mónica ha tenido problemas durante dos años. La diferencia fundamental está en la claridad del alcance, la transparencia de las operaciones y la previsibilidad de los costos. Costo fijo, predecible, sin incrementos sorpresa. No importa cuántos incidentes ocurran o cuántas horas de soporte se necesiten — el precio no cambia. Eso es lo que significa tener certeza operativa. A continuación, el detalle completo de cada procedimiento que se ejecuta mes a mes.

7.1 Mantenimiento Preventivo Semanal (Miércoles 2-6 PM)

Cada miércoles en la ventana asignada, se ejecutan las siguientes tareas en orden:

1. Actualización de WordPress core: Aplicar la última versión estable. Verificar compatibilidad con plugins y temas. Si hay conflictos, revertir inmediatamente y documentar.
2. Actualización de plugins: Revisar changelog de cada plugin, aplicar una por una, verificar funcionamiento post-actualización. Si un plugin causa error de PHP o conflicto visual, revertir y buscar alternativa.
3. Actualización de temas: Mismo procedimiento que plugins.
4. Actualización del sistema operativo: apt update && apt upgrade con enfoque en parches de seguridad del kernel, OpenSSL, OpenSSH, Nginx, PHP, MariaDB y Redis.
5. Revisión de logs: /var/log/nginx/error.log, /var/log/mysql/error.log, /var/log/auth.log. Identificar errores, intentos de intrusión o comportamiento anómalo.
6. Verificación de disco: df -h. Si el uso supera el 75%, investigar y limpiar archivos temporales, logs rotados, caché de WordPress y transients expirados.
7. Verificación de respaldo: Confirmar que el backup automático de la noche anterior se ejecutó sin errores.

7.2 Soporte Correctivo con SLA (Bajo Demanda, 24/7)

7.3 Optimización Mensual (Último Miércoles del Mes)

1. Análisis de velocidad: Ejecutar Google PageSpeed Insights en los 4 sitios. Registrar puntajes LCP, FID/INP, CLS. Comparar con el mes anterior.
2. Optimización de base de datos: Limpiar revisiones de posts, comentarios spam, transients expirados. Optimizar tablas MySQL con OPTIMIZE TABLE.
3. Revisión de seguridad: Consultar WPScan para plugins con vulnerabilidades conocidas. Revisar logs de intentos de login fallidos. Ajustar reglas de fail2ban si es necesario.
4. Análisis de tráfico (si GA4 está instalado): Identificar páginas con más visitas, fuentes de tráfico, páginas con alta tasa de rebote.
5. Recomendaciones: Priorizar mejoras para el próximo mes basadas en hallazgos.

7.4 Despliegues a Producción (Martes y Jueves 9-11 AM)

1. Recepción de la solicitud de cambio con descripción, impacto y urgencia.
2. Preparación del cambio en entorno de pruebas (si aplica).
3. Backup completo del sitio y base de datos antes del despliegue.
4. Aplicación del cambio en la ventana establecida.
5. Verificación post-despliegue y notificación a Mónica.

7.5 Reporte Mensual (Primeros 5 Días del Mes)

Entregable en PDF o documento compartido, máximo 3 páginas:

• Actividades realizadas: actualizaciones, depliegues, correctivos, optimizaciones.
• Estado del servidor: uptime del mes, picos de recursos, eventos relevantes.
• Incidentes atendidos: fecha, severidad, tiempo de resolución, causa raíz.
• Estado de backups: verificación del mes, fecha de última prueba de restauración.
• Recomendaciones para el próximo mes.

Desglose Detallado de la Mensualidad — $2,500,000/mes

Queremos que sepas exactamente qué estás pagando. Cada peso invertido está asignado a un servicio específico. Abajo encontrarás la descripción técnica y, al lado, la traducción al lenguaje del día a día.

8. Valor Agregado — Servicios Profesionales Incluidos

Los seis servicios que ves a continuación son nuestra apuesta por una relación larga. No los cobramos por separado: los incluimos sin costo durante todo el primer año desde la firma del contrato. Doce meses completos para que veas el valor de cada servicio sin arriesgar un peso adicional.

9. Plan Estratégico de Crecimiento

Una vez que la base técnica esté sólida (servidores funcionando, Sercana en producción, Zoho operativo, mantenimiento activo), se activa el plan de crecimiento digital. Este plan está diseñado para ejecutarse progresivamente a partir del mes 3, cuando las plataformas estén estables y operativas.

9.1 SEO y Contenido

Objetivo: Posicionar a Harmonyce como referente en salud mental corporativa y consultoría organizacional en Colombia, tanto en Google como en asistentes de IA.

Arquitectura de Contenido por Vertical

Calendario de Contenido Semanal (a partir del mes 3)

9.2 Marketplace y Automatización

Estrategia de Crecimiento de Sercana (Mes 3-12)

• Mes 3-4 — Oferta: Onboarding de primeros 20-30 psicólogos con perfiles completos y verificados. Captación por LinkedIn outreach, red de contactos de Harmonyce y grupos profesionales. Criterios: tarjeta profesional vigente, experiencia mínima 3 años, enfoque terapéutico definido.
• Mes 4-6 — Demanda: Contenido SEO para atraer pacientes. Guías por condición (ansiedad, depresión, burnout, terapia de pareja). Lead magnets gratuitos: guía "Cómo elegir psicólogo", checklist "Señales de que necesitas terapia".
• Mes 6-9 — Crecimiento: 30+ psicólogos activos. Pacientes recurrentes. Programa de referidos. Contenido en redes sociales generando tráfico al marketplace.
• Mes 9-12 — Bundle B2B: Convertir el marketplace en beneficio corporativo para empresas clientes de Harmonyce. Precio por empleado/mes con tiers según número de sesiones incluidas.

Automatización (n8n)

• Captura automática de leads desde formularios WordPress a Zoho CRM
• Notificación por WhatsApp al equipo cuando un lead B2B se registra
• Asignación automática de leads por servicio de interés
• Recordatorios automáticos de seguimiento (5 días sin actividad)
• Reporte semanal automático de leads capturados y pipeline
• Sincronización de pacientes de Sercana con Zoho como contactos

Presencia en Redes Sociales

• LinkedIn @Harmonyce: 3 publicaciones/semana B2B. 70% educativo, 20% aspiracional, 10% promocional.
• Instagram @psicologiasercana: 5 publicaciones/semana. Carruseles educativos, reels, testimonios (con permiso).
• YouTube @PsicologiaSerCana / @HarmonyceConsulting: 2 videos/mes por canal. Educativo + thought leadership.
• Newsletter mensual: Resumen de contenido nuevo, casos de éxito, promociones. Segmentado B2B y B2C.

10. Roadmap 12 Meses

Plan detallado mes a mes con hitos medibles, inversión y entregables. Las fases son secuenciales: cada una construye sobre la anterior.

11. Proyección Anual

Proyección conservadora basada en la activación progresiva de canales digitales. Las métricas son realistas y medibles mes a mes. No se prometen resultados exponenciales — se promete progreso consistente y medible.

12. Inversión Completa

Todo desglosado para que se entienda exactamente qué se paga y por qué. Los precios de mercado los mostramos tachados en gris — no para presumir, sino para que veas el ahorro real.

Setup: Inversión Única

Inversión Mensual Fija

El servidor VPS (Hetzner CPX41) es contratado directamente por ti con Hetzner por ~$94,000/mes (~€20). Te damos las instrucciones y nos encargamos de la configuración técnica.

¿Qué significa "prorratear"?

Prorratear significa dividir un costo total en cuotas más pequeñas para que no tengas que pagarlo todo de una vez. En lugar de pagar los $6,600,000 del setup el primer mes, lo dividimos en 6 pagos iguales sin interés, para que tu flujo de caja no se resienta justo cuando estamos arrancando. Así de simple.

Estructura de Pagos

Cada peso está desglosado, explicado y justificado. No hay partidas ocultas, no hay 'gastos administrativos', no hay cargos sorpresa al final del mes. Esto es todo lo que pagas, ni un peso más.

¿Qué incluye tu mensualidad de mantenimiento?

Por el precio gradual que ves abajo, recibes mes a mes:

* Adicionalmente, el servidor VPS (~$94,000/mes) lo contratas directamente con Hetzner.

13. Próximos Pasos

No se trata de vender tecnología. Se trata de darle a Harmonyce la infraestructura, las plataformas y los procesos para operar sin depender de nadie. La casa ordenada primero, los invitados después.

No se trata de atarte con un contrato. Se trata de darte resultados que hagan que quieras quedarte. Por eso el primer mes es gratis: para que veas, compruebes y decidas con información completa, no con promesas.

1. Revisar y ajustar la propuesta: Confirmar los ítems incluidos, ajustar precios si es necesario y definir el esquema de pago. Sin presión — esto tiene que funcionar para ambas partes.
2. Revisión gratuita del código de Sercana: 2 horas para inspeccionar el código PHP, determinar el estado real y dar un precio exacto de reparación. Sin compromiso. Se agenda cuando el outsourcing entregue el código.
3. Firma y arranque: Definir fechas y comenzar con el despliegue del servidor y la recepción del código. Mes 1 completamente GRATIS — ejecutamos el despliegue completo sin que pagues un peso. Sercana operativa en 8 semanas.